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REGOLAMENTO DELL’ASSOCIAZIONE ITALIANA DI RADIOTERAPIA E ONCOLOGIA CLINICA A.I.R.O.
ART. 1 – Definizione
Il presente Regolamento della Associazione Italiana di Radioterapia e Oncologia Clinica (AIRO), di seguito denominata come Associazione, ha lo scopo di integrare lo Statuto e definire alcune delle modalità applicative ed esecutive, secondo quanto previsto all’art. 22 dello Statuto.
ART. 2 – Congresso Nazionale
Il Congresso Nazionale di cui all’art. 3 dello Statuto si svolge con cadenza almeno biennale ed ha la durata di almeno due giorni.
Il Presidente, accogliendo suggerimenti dei vari Soci e dei vari Gruppi regionali propone, ogni anno, al CD per la sua deliberazione.
- La data e la cadenza (annuale o biennale) del(i) Congresso(i).
- La sede del/dei Congressi.
I deliberati del CD vengono sottoposti all’Assemblea generale per ratifica.
Il Presidente propone altresì al CD per ratifica:
- La nomina del Presidente del Congresso, che ha compiti di coordinamento logistico locale, integrandosi per l’organizzazione con il CD ed il Comitato scientifico.
- La nomina del Comitato scientifico del Congresso e del suo Coordinatore.
L’Assemblea generale si svolge, di norma, durante il Congresso Nazionale con modalità e tempi idonei a permettere una adeguata partecipazione attiva dei Soci.
ART. 3 – Commissioni
Su proposta del Presidente, o di almeno tre membri aventi diritto al voto del CD, possono essere proposte al CD per l’approvazione Commissioni permanenti o temporanee per il raggiungimento degli scopi di cui all’articolo 2 dello Statuto.
Nella proposta deve essere specificato:
- il compito della Commissione.
- il tempo per il quale la Commissione dovrà operare.
- le modalità di costituzione della Commissione.
- le modalità di lavoro della Commissione.
Il CD a maggioranza di almeno 2/3 approva la commissione che verrà portata in Assemblea generale per l’eventuale ratifica.
ART 3a – Commissione Permanente Formazione
La Commissione Formazione ha il compito di raccogliere i bisogni formativi, programmare l’attività per l’aggiornamento continuo dei soci AIRO, disporne l’accreditamento e promuovere la partecipazione agli eventi.
- La Commissione Formazione è costituita da un coordinatore, da un vice-coordinatore e da altri 5-7 membri. Il vice-coordinatore è identificato nel referente dei Gruppi di Studio nel consiglio direttivo (CD). Tutti i membri devono essere in regola con l’iscrizione ad AIRO.
- Il Coordinatore sarà nominato dal CD su proposta del Presidente.
- Il Coordinatore della commissione avrà i seguenti compiti:
- Costituire il gruppo di lavoro.
- Rappresentare l’organo consultivo del Presidente e del CD a cui affidare valutazioni e suggerimenti relativi alla definizione e programmazione dei corsi di aggiornamento AIRO e di eventuali altri eventi formativi.
- Interfacciarsi per la parte formativa con altre associazioni scientifiche e/o professionali.
- Ogni altro compito di pertinenza che il Presidente o il CD vorranno affidargli.
- Il Coordinatore dura in carica 2 anni e scade con il mandato del Presidente. Il suo incarico può essere rinnovato consecutivamente per un solo ulteriore mandato.
- Il Coordinatore della commissione o suo delegato sarà convocato alle riunioni del CD dell’AIRO limitatamente alle parti di interesse e dovrà presentare al CD, prima dell’Assemblea generale, un resoconto sulle attività svolte.
ART 3b – Commissione Permanente Linee Guida
La Commissione Linee Guida ha il compito di identificare e gestire l’ambito delle linee guida/ raccomandazioni e di provvedere alla loro stesura/aggiornamento.
- La Commissione Linee-guida è costituita da un coordinatore, da un vice-coordinatore e da altri 3-5 membri. Il coordinatore o il vice-coordinatore deve essere membro del CD. Tutti i membri devono essere in regola con l’iscrizione ad AIRO.
- Il Coordinatore sarà nominato dal CD su proposta del Presidente
- Il Coordinatore della commissione avrà i seguenti compiti:
-
- Costituire il gruppo di lavoro e, unitamente a questo, costituire i sottogruppi sulla base dell’ambito di interesse della linea guida/raccomandazione.
- Rappresentare l’organo consultivo del Presidente e del CD a cui affidare valutazioni e suggerimenti relativi alla definizione degli obiettivi della commissione
- Interfacciarsi con l’ISS, cha ha ruolo di garante metodologico e di governance nazionale del processo di produzione di LG.
- Interfacciarsi per le linee guida con altre associazioni scientifiche e/o professionali.
- Ogni altro compito di pertinenza che il Presidente o il CD vorranno affidargli.
-
- Il Coordinatore dura in carica 2 anni e scade con il mandato del Presidente. Il suo incarico può essere rinnovato per un solo ulteriore mandato.
- Il Coordinatore della commissione o suo delegato sarà convocato alle riunioni del CD dell’AIRO limitatamente alle parti di interesse e dovrà presentare al CD, prima dell’Assemblea generale, un resoconto sulle attività svolte.
ART. 4 – Gruppi di studio
Compito dei Gruppi di studio è quello di promuovere e sviluppare la ricerca e l’aggiornamento, su un argomento specifico, in un periodo di tempo predefinito, nei diversi campi della Radioterapia e dell’Oncologia.
La domanda di costituzione del Gruppo è formulata da Soci ordinari od emeriti, in regola con le quote associative, afferenti ad almeno cinque centri di Radioterapia di tre regioni diverse, o da un gruppo regionale; la domanda, corredata da una descrizione delle finalità del costituendo Gruppo, deve essere inoltrata al Presidente. La proposta sarà illustrata da uno dei proponenti il Gruppo di studio al CD che eventualmente l’approverà o la invierà nuovamente ai proponenti con suggerimenti di modifiche o integrazioni.
La notizia della volontà di costituire il Gruppo, deve essere data, da parte dei proponenti, a tutti i Soci AIRO attraverso una lettera, inoltrata per e-mail alla segreteria AIRO che poi la diffonderà ai Soci e la pubblicherà sul sito ufficiale dell’AIRO (www.radioterapiaitalia.it).
Il Gruppo di studio, per il perseguimento dei fini propri, con la preventiva autorizzazione del CD può organizzare incontri, convegni e congressi sullo specifico argomento. I Gruppi di studio non potranno attuare riunione scientifiche che non siano esclusivamente organizzative nei quattro mesi antecedenti il Congresso nazionale. Fanno parte del Gruppo di studio (che è organo ufficiale AIRO) i Soci AIRO, che hanno elettività attiva e passiva e che si sono formalmente dichiarati interessati all’argomento specifico (con sottoscrizione fatta pervenire al CD). Possono ovviamente far parte del Gruppo anche non Soci AIRO cultori della materia con professionalità diverse, che però non possono rappresentare il gruppo né nei rapporti esterni né nella pubblicistica; questi ultimi non hanno elettorato né attivo né passivo.
La struttura di coordinamento, che deve essere puntualmente definita nella domanda di istituzione, deve essere formata al minimo: da un coordinatore, un vice coordinatore – di centro diverso da quello del Coordinatore – e da un numero di Consiglieri non inferiore a due.
Sia il Coordinatore che il vice Coordinatore che i Consiglieri sono eletti a maggioranza semplice dai componenti del Gruppo durante il Congresso nazionale successivo alla costituzione formale del Gruppo; la struttura di coordinamento rimane in carica due anni e non è immediatamente rieleggibile. Al momento del rinnovo è auspicabile che il coordinatore (o in seconda istanza il vicecoordinatore o il segretario) rimangano come consiglieri all’interno del CD successivo per 6 mesi per consentire continuità progettuale, di gestione e di raccordo con la Segreteria AIRO, con AIRO Servizi e con le commissioni Scientifica, Formazione e Linee Guida. I Coordinatori, i vice Coordinatori, i Consiglieri debbono essere Soci ordinari od emeriti. Tutti gli appartenenti al Gruppo debbono essere in regola con le quote associative. Il Coordinatore del Gruppo riferisce costantemente al delegato del CD sui lavori del Gruppo.
La segreteria dell’AIRO, una volta che il Gruppo sia stato approvato dal CD, dà notizie dell’attività del Gruppo agli altri Soci tramite comunicazione e-mail. E’ fatto obbligo al Coordinatore del Gruppo di dare notizia dei lavori del Gruppo (riunioni, ODG, candidature etc) sia al Segretario alla Presidenza che alla Segreteria dell’AIRO per l’immediata pubblicazione sul sito.
Nella domanda di istituzione il Gruppo di Studio sottopone al CD, per l’eventuale necessaria autorizzazione, le possibili ipotesi di finanziamento dell’attività.
La sede del Gruppo di Studio coincide con quella del coordinatore.
I Gruppi di studio dell’AIRO possono partecipare, previa approvazione da parte del CD, a Gruppi di studio misti con altre Società, Associazioni o Istituzioni. In questo caso, come peraltro nei casi dei Gruppi di studio esclusivamente AIRO, qualsiasi approvazione di documenti, linee guida, procedure etc. che esprimano il coinvolgimento della Società debbono essere preventivamente approvate dal CD.
I Gruppi di studio possono essere sciolti, insindacabilmente, dal Presidente dell’AIRO, sentito il CD.
ART.5 – Elezioni
Le elezioni hanno luogo ordinariamente durante lo svolgimento del Congresso Nazionale, si svolgono a scrutinio segreto, ed i risultati vengono resi noti al termine dell’Assemblea Generale. Lo svolgimento delle elezioni è curato da un comitato elettorale, costituito da almeno tre membri, nominati dal CD, su proposta del Presidente.
In caso di eventi straordinari, urgenti ed indifferibili, il Consiglio Direttivo potrà a suo insindacabile giudizio indire le elezioni per la nomina del Presidente Eletto anche precedentemente allo svolgimento del Congresso Nazionale ma con le stesse modalità sopra previste. Il nuovo Presidente Eletto entrerà nel pieno delle sue funzioni all’esito degli adempimenti successivi alla votazione d’urgenza con la conseguente ratifica da parte del Consiglio Direttivo. La nomina del nuovo Presidente Eletto sarà ratificata anche dall’Assemblea durante il successivo Congresso Nazionale.
Il comitato dovrà scrutinare le schede sia votate in sede congressuale che pervenute per posta (controllando la regolarità delle schede stesse, l’inesistenza di doppioni e di schede nulle, in quanto votate da Soci non in regola, etc.).
Può essere ammessa anche la votazione on line con una piattaforma che garantisca, la segretezza del voto – l’anonimato del voto – l’unicità del voto e la sicurezza del voto.
Il Comitato dovrà poi redigere un verbale dal quale, oltre al risultato elettorale, risulti il numero degli aventi diritto al voto, il numero delle schede pervenute nel termine stabilito, l’esito dell’eventuale votazione on-line allegando la documentazione fornita dalla relativa piattaforma, nonché quei rilievi e notazioni che ritenesse utile al fine di chiarire la regolarità del voto stesso.
Le candidature, debbono pervenire alla Presidenza, in tempo per poter essere annunciate almeno tre mesi prima della data dell’Assemblea Generale.
Le candidature saranno comunicate ai Soci tramite e-mail e attraverso la pubblicazioni sugli organi societari (sito web).
L’elettorato attivo e passivo, per tutte le cariche societarie, è riservato ai Soci ordinari ed emeriti.
L’elezione alle varie cariche sociali avviene a maggioranza semplice dei votanti.
ART. 6 – Elezioni per posta e/o on line
E’ ammessa la votazione per posta, mediante apposite schede all’uopo predisposte dalle Segreteria. Le schede, sono inviate a tutti i Soci ordinari ed emeriti con tutte le indicazioni necessarie per la votazione postale. Non sono ammesse deleghe per il voto per posta.
Il Comitato elettorale di cui all’art. 5 scrutinerà, in sede di Congresso nazionale, contestualmente allo spoglio elettorale, le schede pervenute per posta.
Le modalità di espletamento delle votazioni on-line saranno quelle previste dalla piattaforma incaricata con delibera del C.D.
ART. 7 – Quote associative
Il CD, su proposta del Presidente, provvede a definire l’entità delle quote di iscrizione annuali di ciascun socio. Le quote dovranno essere proposte all’Assemblea dei Soci per ratifica.
ART.8 – Corsi e Congressi
Il CD AIRO si occupa di supervisionare, e di coordinare l’organizzazione di Congressi o Corsi che portino il logo AIRO (Corsi Annuali, Corsi Itineranti, Corso Partenopeo, AIRO Giovani ecc) e di stabilirne e gestirne il budget economico.
ART. 9 – Iscrizione di nuovi centri di Radioterapia al sito societario AIRO
Per ottenere l’iscrizione di un nuovo Centro (o di un Centro di cui si siano modificati i responsabili) sul sito societario www.radioterapiaitalia.it è necessario:
a) Fare richiesta via mail alla segretaria AIRO (segreteria@radioterapiaitalia.it) specificando: sede, indirizzo, personale operante, apparecchiature.
b) La richiesta deve essere fatta da un referente del Centro che risulti regolarmente iscritto all’AIRO per l’anno in corso.
c) La Segreteria trasmetterà i dati alla Presidenza AIRO.
d) La Presidenza AIRO, dopo aver verificato i dati dei richiedenti, autorizzerà, sentito il parere del Coordinatore Regionale, la Segreteria AIRO a fornire la password d’accesso al sito societario.
ART. 10 – Attività scientifica in cui è coinvolta l’AIRO
1) Il Presidente, all’inizio del proprio mandato, propone per ratifica al CD il nominativo di un Coordinatore Scientifico.
2) Il Comitato Scientifico è costituito, oltre che dal Coordinatore che lo presiede, da altri 8 membri, proposti dal Coordinatore e sottoposti a ratifica da parte del CD AIRO.
3) Il Coordinatore Scientifico avrà i seguenti compiti:
- – Costituire il Comitato Scientifico del Congresso Nazionale, opportunamente integrato dai Coordinatori Regionali e dal Coordinatore AIRO Giovani o loro delegati.
- – Rappresentare l’organo consultivo del Presidente e del CD cui affidare valutazioni e suggerimenti relativi a:
a) Definizione e programmazione di corsi di aggiornamento AIRO.
b) Stesura e/o condivisione di linee guida di Società Scientifiche.
c) Identificazione dei soci per comitato editoriale della rivista ufficiale della Società.
d) Attività scientifica dei Gruppi di Studio.
e) Conferimento premi in occasione del Congresso Nazionale.
f) Ogni altro compito scientifico che il Presidente o il CD vorranno affidargli.
4) Il Coordinatore Scientifico dura in carica 2 anni. Il suo incarico può essere rinnovato per un solo ulteriore mandato.
5) Il Coordinatore del Comitato Scientifico o suo delegato sarà convocato alle riunioni del CD dell’AIRO limitatamente alle parti di interesse scientifico.
